Družabni intranet, kaj je to?

Naročnik

Naročnik: Fraport Slovenija

Intranet je velik korak k digitalizaciji delovnih mest v Fraportu Slovenija. Spreminja način, kako se ljudje v okviru organizacije povezujejo in komunicirajo, s tem pa neposredno spreminja organizacijsko kulturo, ki tako postaja bolj neposredna, vključujoča in odprta. 

Izziv

Kakšen intranet si zaposleni želijo? Očitno takšnega, ki posnema načine komunikacije, ki so jih že navajeni iz družabnih omrežij. Družabni Intranet je zato the name of the game. Po študiji družbe McKinsey lahko  “družbeni”način komunikacije dvigne produktivnost zaposlenih kar za 25%. Tega so se zavedali tudi pri Fraportu Slovenija, ki upravlja z letališčem Jožeta Pučnika Ljubljana. 

Izhodišča bodočega portala so oblikovali v Fraportovi službi za korporativno komuniciranje, kjer so želeli pridobiti komunikacijsko orodje, ki bo omogočalo dvosmerno komunikacijo, ki so je uporabniki navajeni s Facebooka in podobnih platform - od operativcev na ploščadi do poslovodstva v stavbi uprave.

Kako združiti želje zaposlenih in interese družbe?

Aplikacija naj bi poenostavila komunikacijo in povečala pretočnost informacij, od vodstva do zaposlenih in obratno, ter s tem povečala transparentnost informacij. Uporabniška izkušnja naj bi omogočila

• družabne funkcije kot so komentiranje in všečkanje,
• integracijo s poslovnimi aplikacijami, ki jih zaposleni že uporabljajo,
• možnost kreiranja multimedijskih vsebin, tudi videa,
• označevanje in iskanje vsebin na podlagi atributov (tagging),
• različne ravni uporabniških pravic,
• mobilno različico, ki omogoča delo od kjerkoli.

Kako zastaviti projekt?

Fraportova interna projektna skupina, v kateri so bili  zastopani predstavniki različnih oddelkov, je v sodelovanju s Creatimom izvedla tri celodnevne delavnice na temo potreb uporabnikov. Nastal je seznam projektnih zahtev, od nujnih funkcionalnosti do dodatnih želja uporabnikov.

Sklepe iz delavnic smo validirali s pomočjo ankete med zaposlenimi. Odličen odziv (anketo je izpolnilo preko tristo zaposlenih) nam je omogočil ustrezno korekcijo predpostavk in informirano odločanje pri pripravi funkcionalne specifikacije. 

Kaj smo ugotovili?

Seznam osnovnih zahtev glede na odzive zaposlenih razširili in dopolnili, tako da imajo na razpolago

• informacije, ki so nepogrešljive za delo (podatki o prihodih in odhodih letal s podrobnimi informacijami), 
• informacije o dogajanju v podjetju (novice, dogodki),
• kontakte sodelavcev,
• praktične pripomočke (npr. slovar izrazov),
• relevantna obvestila,
• dokumentacijo,
• povezave na zunanje aplikacije,
• dnevni jedilnik :) 
• podatke o vremenu,
• možnost povratnih informacij podjetju.

Na osnovi teh ugotovitev smo se lotili tehničnih zahtev za pripravo platforme.

S projektno skupino smo oblikovali tehnične zahteve, po katerih mora biti aplikacija:

1. Prirejena za mobilne naprave (zaradi velikega števila operativcev, ti nimajo vedno dostopa do delovne postaje)
2. Varna - zaradi narave informacij je intranet dostopen samo zaposlenim na letališču preko SSO (single sign on), kadar se nahajajo na območju letališča in z uporabniškim imenom ter geslom in dvostopenjsko avtentikacijo, kadar dostopajo iz neavtorizirane naprave ter izven omrežja. 
3. Personalizirana - vsebina, funkcije in pravice morajo biti ločeni in prirejeni glede na  tip uporabnika.
4. Povezovalna  - Intranet mora biti izhodiščna točka za različne aplikacije, ki so jih zaposleni že navajeni in jih uporabljajo pri svojem delu. 
5. Vedno dostopna - aplikacija sinhronizirano deluje na različnih strežnikih, load balancer pa skrbi za usmerjanje prometa v primeru izpada katerega od njih. 

Rešitev

Pripravili smo intranet, ki je po besedah zaposlenih v Fraportu Slovenija hiter, odziven, informativen in pregleden tudi na mobilnih napravah.

Predvsem pa je povezovalen. Vsi zaposleni lahko prispevajo k debati, komentirajo in všečkajo. Lahko se prijavljajo na interne dogodke (izobraževanja, izleti, usposabljanja). Intranet tako postaja osrednja točka digitaliziranega delovnega mesta v Fraportu Slovenija. Je sestavni del komunikacijske kulture podjetja, ki gradi na transparentnosti in tako prispeva k optimizaciji delovnih procesov in lažjemu in izvajanju vsakodnevnih opravil.

Je šlo vse po načrtu?

Z naraščanjem števila deležnikov na projektu komunikacija postane izziv. Vodja projekta je mora poskrbeti za koordinacijo Fraportove delovne skupine, IT strokovnjakov in zunanjih sodelavcev.

Odkrita in hitro komunikacija je ključnega pomena, zlasti ko gre za upravljanje sprememb. Telefonski pogovori takrat prevladujejo nad e-pošto. Če se pa res zatakne (čemur se v praksi težko izognemo) je najboljše zdravilo pogovor v živo, da se  stvari premaknejo naprej. In uspelo nam je prav zaradi odlične komunikacije. Po sedmih mesecih smo lahko - kot pilot pred vzletom -  uspešno odkljukali “the take-off checklist”:

• Spoznavanje specifik naročnika (letalska industrija) CHECK
• Delavnice za zagotavljanje usklajenih pričakovanj CHECK
• Izdelava in verifikacija person CHECK
• Izdelava funkcionalne specifikacije CHECK
• Izdelava in potrditev designa CHECK
• Razrez in izvedba CHECK
• Integracije CHECK
• Interno testiranje CHECK
• Odprava napak CHECK
• Uporabniško testiranje CHECK
• Odprava napak CHECK

Vse postavke potrjene, nadaljujemo z objavo! CHECK.

Checklist completed. 

Hvala ker vaši projekti vzletajo z nami!