Kakšen intranet si zaposleni resnično želijo?

 Spomnim se romantičnih časov - kakšnih 15 let je tega - ko smo v podjetju uvedli prvi intranet portal. Microsoftov Sharepoint, ki je takrat veljal za skrajni domet tovrstnih rešitev. Vendar pa Microsoftova uporabniška izkušnja v tistih časih ni delovala nič kaj romantično...

No, realnost takratnega Sharepointa je bila za spoznanje bolj znosna, vseeno pa dovolj nelogična in nerodna, da sem se aplikacije izogibal kolikor se je le dalo. In nisem bil edini.

Podobne izkušnje so imeli v mnogih podjetjih, zato ni čudno, da je Intranet še danes na slabem glasu. Medtem, ko se je splet pospešeno razvijal, je po raziskavi Nielsen Norman Group uporabnost intraneta v istem obdobju celo nazadovalo.

Intranet se vrača - oblačen, socialen in prilagodljiv

Čeprav so bili prvi poskusi oblikovanja uporabne intranet aplikacije hudo nerodni, pa na drugi strani to ni nič zmanjšalo potrebe po tovrstnih rešitvah.

Mnoga podjetja so kot nadomestek začela uporabljati priročna orodja kot so Google Drive, Dropbox in Slack. Kar pa spet vodi v fragmentacijo in dileme, a se za sestanek s kolegom dogovoriti po Google talku, Slacku ali e-pošti. Prednosti enovite platforme so tukaj očitne, kar so razumeli tudi novi igralci na področju Intraneta, kot sta Communifire ali Interact.

Končno so se zganili tudi veliki. Tako smo l. 2016 dobili popolnoma prenovljeni SharePoint v kombinaciji z Microsoftovim oblakom OneCloud. Sicer je pa na področju enterprise intraneta že precej resne konkurence tipa IBM connection, Box ali Jive.

Skratka, intranet je spet v igri, kakovost rešitev je neprimerno višja kot še morda pet let nazaj. Če imate podatke raztresene po vseh računalnikih in vsak zaposleni skuša delati red po svoje, s svojim šopkom aplikacij, potem priporočam, da berete naprej.

Zakaj potrebujemo intranet?

Z intranetom boste v podjetju naredili red. Dobili boste orodje, ki bo odražalo poslovno kulturo podjetja, hkrati pa bo vzpostavilo

• pretok informacij znotraj podjetja
• sodelovanje med zaposlenimi
• pretok znanja
• pregledno upravljanje z dokumenti
• samostojnejše delo zaposlenih

Našteta področja lahko med seboj kombinirate in priredite svojim potrebam. Tako lahko intranet izkoristite za podporo uporabnikom, preko njega organizirate projektno sodelovanje ali pa oblikujete knjižnice znanja po posameznih področjih. Možnosti uporabe je veliko. 

Intranetne rešitve podobno kot spletne strani živijo na spletu, vendar so preko varnostnih protokolov strogo ločene od javnega interneta in dostopne samo interni javnosti v podjetju. Podobno je z ekstranetom, le da je tu komunikacija razširjena še na izbran krog dobaviteljev, kupcev in/ali drugih poslovnih partnerjev podjetja.

Kakšen intranet je primeren za naše podjetje?

Na kratko - takšen, ki ga bodo zaposleni z veseljem uporabljali.

Toda - kaj pravzaprav zaposleni dojemajo kot uporabno in koristno? Kako lahko izboljšamo njihovo izkušnjo in zagotovimo, da jim bo veselje delati z novo aplikacijo?

Sodobno načrtovanje spletnih rešitev postavlja uporabnika v središče (user centric design). Zato je pomembno, zaposlene povabite k sodelovanju v zgodnjih fazah projekta, tako da

• V projektno skupino vključite vodje oddelkov in kadrovsko službo
• Rešitev usmerite v reševanje težav, s katerim se srečujejo zaposleni
• Preko anket skušate čim bolj natančno razumeti njihove želje in pričakovanja
• Če je potrebno, uporabniško izkušnjo prilagodite posameznim profilom ali oddelkom
• Rešitev zasnujete tako, da je preprosta za uporabo in ne zahteva veliko uvajanja

Intranet lahko seveda uvedete tudi brez sodelovanja zaposlenih. A pri tem tvegate, da boste na koncu vknjižili še en kos neuporabnega softvera, na katerem se bo samo nabiral prah.

Uporabniki imajo vedno zadnjo besedo. Šele ko bo rešitev zaživela v praksi, se bo dokončno pokazalo, katere funkcije so se “prijele”, kaj je potrebno popraviti, izboljšati ali morda celo - preprosto - ukiniti, če želimo, da bo rešitev res uporabna. Zato velja že v fazi načrtovanja razmisliti, kako uporabnike spodbuditi, da bodo aktivno prispevali mnenja in ideje, ki bodo še povečale uporabnost našega intraneta.

Sodobne rešitve so prilagodljive

Filozofija intraneta se je v zadnjih nekaj letih korenito spremenila. To niso več fiksne, vseobsegajoče aplikacije. Sodobne rešitve temeljijo na API filozofiji in združujejo različne spletne storitve v enovito uporabniško izkušnjo. V svojo aplikacijo lahko vključite Microsoft Office ali Slack, ju povežete z Google-ovimi storitvami in dokumentnim sistemom, ki so ga zaposleni že navajeni. Pred odločitvijo za določeno rešitev se prepričajte, da je dovolj fleksibilna, da bo možno vanjo vključiti tudi zahteve, ki se bodo morda pokazale šele v naslednjih letih. Platforma se mora biti zmožna prilagoditi razvoju podjetja.

Izbrana rešitev mora biti uporabna tudi na mobilnih napravah. Zelo verjetno bodo vsaj v nekaterih oddelkih potrebovali dostop do intraneta tudi izven delovnega mesta. Trgovski potniki in vzdrževalci na terenu sta dva tipična primera mobilne uporabe.

Intranet lahko omogoči delo na daljavo in projektno sodelovanje geografsko ločenih enot in posameznikov, vključno z zunanjimi sodelavci. Zato morajo biti pravila dodeljevanja pravic in dostopa jasna in pregledna. Platforma mora preko različnih varnostnih protokolov poskrbeti za zaščito podatkov.

Komunikacijski ton

S kakšnimi besedami aplikacija nagovarja uporabnike v veliki meri odraža poslovno kulturo družbe. Se v podjetju vikate ali tikate? So odnosi bolj formalni ali želite propagirati timsko vzdušje?

Pri izbiri komunikacijskega tona upoštevajte besedišče, ki ga zaposleni uporabljajo pri svojem vsakdanjem delu. Nima smisla nekaj imenovati “Centralni informacijski repozitorij”, če vsi v podjetju temu pravijo knjižnica. Uporabljajte naslove, nazive in funkcionalne opise, ki so v podjetju domači, četudi niso slovnično najbolj dosledni. Vse to prispeva, da bodo ljudje aplikacijo sprejeli za svojo. 

Izdelana ali po meri oblikovana rešitev?

Izdelane rešitve

Izdelane rešitve že vsebujejo večino funkcij, ki jih potrebuje vsako podjetje, možne so še nadaljnje prilagoditve. Če s tem pokrijete večino vaših zahtev, potem plačate licenco/najemnino in - intranet je vaš.

Pri ponudnikih bodite pozorni zlasti na reference oz. na to, kakšna podjetja uporabljajo določeno rešitev. Imena kot sta Coca-cola ali Volvo lepo zvenijo, a ni nujno, da je rešitev, ki jo uporabljajo mednarodni velikani, najboljša izbira za podjetje s 25 zaposlenimi.

Pri pregledu funkcionalnosti se nikar ne zadovoljite s pavšalnim opisom.

Na primer, pod “možnost izdelave obrazcev” se lahko skriva marsikaj: Se pri oddaji prošnje za dopust preko elektronskega obrazca ta zapiše v bazo ali gre zgolj obvestilo po mailu? Obstaja možnost potrjevanja s strani nadrejenih? Lahko obrazce oblikuje tehnično manj vešča oseba ali je za to potrebno poznavanje tehnologije?

Pod isto “funkcionalnostjo” vam lahko nekje ponujajo Fičota, drugje Ferrarija. Natančno preverite, kaj posamezna funkcionalnost v resnici omogoča in kako skladna je z vašimi pričakovanji.

Rešitve po meri

Če niste ravno start-up firma, potem imate v podjetju po vsej verjetnosti že vpeljano vrsto procesov, ki jih nimate namena spreminjati, ker pač dobro delujejo. Smisel intraneta ni v tem, da nadomestite vse, kar v podjetju uporabljate, ampak da to, kar je koristno, bolj povežete in da je dostopno iz ene točke.

Ko gre za povezovanje različnih obstoječih rešitev v enovit proces, logično najprej pomislimo na razvoj po meri. Resnici na ljubo, takšne integracije, vsaj do določene mere, omogočajo tudi naprednejše izdelane rešitve. A razvoj po meri ima svoje prednosti (in slabosti). Omogoča popolno prilagoditev vsem vašim posebnostim, vendar pa zahteva tehnično bolj poglobljen pristop, saj je potrebno 

• Izbrati kompetentno ekipo načrtovalcev in programerjev
• Se odločiti za ustrezno tehnologijo, zlasti z vidika fleksibilnosti in varnosti
• V sodelovanju z izvajalcem izdelati tehnični načrt (arhitekturo) bodoče rešitve
• Poskrbeti za varnostna vprašanja in zaščito

A tudi razvoj po meri se ne začne iz nič. Ponavadi je podlaga kakšen prilagodljiv CMS ali pa modularna platforma tipa Symfony, kjer je že poskrbljeno za varnost, mobilnost in vrsto elementarnih zahtev. Predmet razvoja so zlasti specifične zahteve in integracije.

Razvoj nekaj stane, zato je začetna investicija po meri razvite rešitve nekaj višja. Ker pa praviloma ni licenčnin, so lahko takšne rešitve na daljši rok cenejše. Vse je odvisno od projektih zahtev in finančne kalkulacije. 

Omejite se na to, kar res potrebujete

Težkokategorniki, kakršen je Sharepoint, zlahka pokrijejo večino potreb povprečnega slovenskega podjetja, saj naj bi zadovoljili tudi najzahtevnejše mednarodne korporacije. A ravno to zna biti problem - podjetja potrebujejo preproste, razumljive rešitve. Kar pomeni, da s prekompleksno rešitvijo nehote kupijo še daljše učenje, omejeno prilagodljivost in dražje vzdrževanje.

V tem primeru se splača ozreti po bolj elegantnih rešitvah v oblaku ali pa kar obstoječo spletno stran nadgraditi z intranet funkcionalnostmi, še zlasti, če jo poganja kakšen kakovosten, prilagodljiv CMS.

Predvsem pa se je potrebno prepričati, da ne kupujete kakšne “zabetonirane” rešitve, kjer se boste ob vsakem razvojnem koraku zaleteli v zid tehničnih omejitev in nerazumnih stroškov. Odprta, na vmesnikih zasnovana arhitektura je pogoj, če želite zgraditi nekaj, kar bo aktualno vsaj še naslednjih deset let.

Varnost in zaščita

Intranet je neposredno povezan z zaupnimi informacijami in know-how-om podjetja. Dostop do teh informacij nepooblaščenim osebam lahko podjetje privede v resne težave. Prva linija obrambe je zato požarni zid, priporočljiva je tudi dvojna avtentikacija ob prijavi.

Tudi znotraj podjetja morajo biti nekatere informacije dostopne samo določenim skupinam ali posameznikom. Še zlasti če, si zaposleni računalnike delijo. 

Če pet zaposlenih v skladišču uporablja en in isti računalnik, je morda smiselno dovoliti anonimnega uporabnika z imenom "skladišče" (z ustrezno omejenim dostopom do informacij). Nerealno je namreč pričakovati, da se bo vsak uporabnik vedno skrbno odjavil. Posledica je, da je Jože, ki brska po interni mreži, pravzaprav Jožica, ker se je Jože pred njo pozabil odjaviti. Ali še huje - Franci Šofer, ki sploh ni zaposlen v podjetju in na internetu nima kaj iskati...

Takšne scenarije je potrebno predvideti že v času načrtovanja in začrtati ustrezno varnostno politiko. 

Merite uspešnost

Kakovost intraneta ne morete meriti v prodajnih rezultatih, kar pa ne pomeni, da se učinkov ne da izmeriti.

Predvsem se lahko osredotočimo na logiko prej - potem.

Preverite, s čim zaposleni izgubljajo največ časa in skušajte te aktivnosti izmeriti. Koliko časa potrebujejo, da najdejo določeno datoteko? Koliko ljudi mora pri tem sodelovati? Koliko ljudi najde in prebere informacije, ki so jim namenjene?

Če je cilj nove rešitve odprava teh ozkih grl, ni težko izmeriti

• Število poskusov potrebnih za izvršitev določene naloge
• Število dosegov cilja določene aktivnosti
• Število všečkov in komentarjev določenih vsebin
• Kazalcev produktivnosti zlasti v oddelkih, ki naj bi od interneta imeli največ.

Rezultati takšnih in podobnih meritev niso samo pokazatelj uspešnosti projekta, ampak tudi dobra osnova za nadaljnji razvoj, še zlasti, če uprava v intranetu prepozna pot do večje motiviranosti in s tem večje produktivnosti zaposlenih.

Danes se veliko govori o digitalizaciji delovnega mesta, kar je zlasti med mladimi eden ključnih faktorjev pri izbiri zaposlitve. Upam, da vam je ta članek odprl kak nov vidik uporabe intraneta v vašem podjetju. Naslednji korak je, da v podjetju poiščete kredibilne somišljenike, oblikujete ekipo in določite cilje.

V kakšni fazi je interno komuniciranje v vašem podjetju? Ste zadovoljni, so pred vami večji izzivi? Sporočite jih - marsikomu smo že pomagali s kakšnim koristnim nasvetom.