Modernizacija IT infrastrukture - kako jo zastaviti v praksi?

Covid epidemija podjetja sili v modernizacijo IT infrastrukture, če so na to pripravljena ali ne. Naj gre za vpeljavo elektronskega naročanja pri samostojnem podjetniku ali pa za zapleten proces avtomatske komunikacije med kupci in dobavitelji v Fortune 500 podjetju - vprašanje je enako za vse: kako vključiti novo tehnologijo v obstoječo organizacijo v čim krajšem času s kar najmanj zapleti?

Bistvo IT arhitekture je celovito načrtovanje dejavnosti, povezanih z delovnimi procesi v podjetju, ki vključujejo informacijsko tehnologijo, ljudi in postopke na način, ki bo omogočal dolgoročno enostavno uporabo s čim manj trenja.

Če ste v vlogi šefa informatike (CIO), vas verjetno najbolj zanima, kako modernizacijo IT infrastrukture zastaviti v praksi. Kako obstoječe, monolitne sisteme nadomestiti ali pa nadgraditi s sodobnimi rešitvami, ki bodo omogočile hitrejše prilagajanje zahtevam trga?

Kot sami veste, univerzalnih receptov ni. Tudi vaše podjetje ima posebnosti, ki jih bo potrebno upoštevati. Obstaja pa metodologija, ki vas bo kar najhitreje pripeljala do rezultatov. V nadaljevanju se bomo posvetili njenim izhodiščem, ki zajemajo

1. Poslovni kontekst podjetja
2. Procese in poslovno logiko
3. Organizacijo dela in vlogo IT ekipe.

Poglejmo, kako v tem okviru zastaviti IT arhitekturo, ki bo upoštevala poslovne cilje in specifike vašega podjetja ter mu zagotovila dolgoročno digitalno konkurenčnost.

Poslovni kontekst

• Razmišljajte široko. izogibajte se parcialnih rešitev, ki naslavljajo samo določen oddelek, sektor ali geografsko področje ampak iščite univerzalne odgovore.
• Usklajenost z dolgoročnimi cilji podjetja. Aktivno spremljajte interne plane in strategije in izberite tehnologijo, za katero menite, da bo primerna in skladna z vašim razvojem.
• Velikost, rast podjetja. Pripravite se na nepredvidljivo. Kakorkoli že se sliši nemogoče, je izvedljivo, če že od začetka razmišljate o rasti in fleksibilnosti in ju vključite v načrtovanje.
• Izberite skalabilne in preverjene storitve. Čeprav v prvem trenutku zgledajo kot presežek, vam bodo dolgoročno prihranile čas in denar. Investitorji vas bodo oboževali.

Postopki, poslovna logika

• Poznavanje delovanja podjetja je ključno pri snovanju uporabnega sistema. Uspešne rešitve so lahko le tiste, ki rešujejo specifične probleme podjetja. Namenske rešitve so povsem v skladu s poslovno logiko, saj je tudi podjetje po nečem posebno in ima ravno zaradi tega prednost in uspeh na trgu. Ne nasedajte ponudnikom, ki vam v eni rešitvi obljubljajo rešitev petih različnih problemov. Ne deluje s kremami, ne bo delovalo v informatiki.
• Iščite in odpravljajte redundanco. Večkrat naletimo v podjetjih na podvajanje postopkov, tako imenovan dvojni vnos. Ker imamo v različnih delih podjetja različne rešitve, se pojavi ta na videz nepremostljiv prepad, ki ga rešujemo s človeškim delom. Kratkoročno je sprejemljiv, marsikatero podjetje ga uporablja zaradi na videz nižjega stroška. A ko govorimo o kakovosti in zmanjševanju trenja, je nujno poiskat te boleče točke in jih nadomestiti z bolj splošno rešitvijo. Največja težava redundance so dvojni podatki. Kateri so točni, kje je njihov izvor? So podatki aktualni, realni, ažurirani? Čim prej jih poenotite.
• Enostavna integracija, težavna uporaba. Včasih se razvojne ekipe odločijo za dodajanje tehnologije v svoj sklad samo zato, ker z relativno malo vloženega truda izpolnijo zahtevo uprave. Važno, da je rešitev »dovolj dobra«. A dolgoročne posledice takšne logike so nezadovoljni sodelavci, porast zahtevkov za pomoč in stalen vir težav, tudi za IT. Izogibajte se takšnim kompromisom.

Organizacija dela

• Fokus. Organizirajte svoje delo tako, da bo ekipa osredotočena na en projekt naenkrat. Preveč skokov med nalogami podaljša roke izvedbe, zmanjšuje kvaliteto in s tem povečuje stroške.
• Metode dela. Poiščite tisto, ki najbolj ustreza nalogi in vašemu načinu dela. Čeprav je danes agilnost zelo popularna, ni idealna za vsak projekt. Vsak naročnik bo tudi pri kaskadnem načinu dela slej ko prej vprašal po trenutnem stanju projekta. Njegova pripomba bo vplivala na vaše naslednje aktivnosti in že imate agilnost. Po drugi strani pa še tako agilen projekt vseeno potrebuje roke in mejnike zaradi usklajevanja s širšo ekipo. Prava pot je torej nekje vmes.
• Enakopravnost. V podjetju širite zavedanje o pomembnosti digitalne strategije. Vzpostavite klimo, ki upošteva digitalizacijo kot pomemben dejavnik celostne strategije, ne zgolj kot oddelek od katerega se samo pričakuje izvrševanje naročenih storitev. EA ne deluje v okolju, kjer se poslovne odločitve sprejemajo brez IT oddelka.
• Najprej IT (IT First) je miselnost najbolj uspešnih podjetij, ki se zavedajo, da je digitalizacija ključen dejavnik uspeha. Gredo celo tako daleč, da IT managerji celo usmerjajo poslovno strategijo, saj poznajo procese in konkurenčne prednosti podjetja, na drugi strani pa najhitreje zaznajo poslovne priložnosti, ki jih prinaša digitalizacija.

Umeščanje v obstoječe okolje

• Nadgradnja sklada. Ob uvajanju nove tehnologije v sklad se vedno vprašajte, kakšno dodano vrednost prinaša sprememba. Če se ponujena možnost preveč pokriva z obstoječimi, mogoče ni primerna za to, kar iščete?
• Zmanjšanje kompleksnosti. Lahko z novo storitvijo nadomestite več obstoječih in s tem poenostavite sklad?
• Kontinuiteta. Izbirajte tehnologije, ki naravno razširjajo delujoče okolje. Kljub popularnosti oblačne infrastrukture je lahko prehod včasih zelo boleč in pomeni izpad delovanja in s tem izgubo prihodkov. Oblačne storitve začnemo uvajati postopoma, da damo čas za prilagoditev vsem deležnikom v procesu. IT ekipa se mora prilagoditi prav tako kot končni uporabniki in spoznati ter postopoma pridobiti samozavest pri upravljanju nečesa, kar ni pod njihovim direktnim nadzorom.

Kako začeti?

Načrtovanje kompleksnih sistemov nikoli ne bo lahka naloga, saj vpliva na notranje procese in na poslovne partnerje. Zato se osredotočite na dolgoročne rešitve, ki prinašajo dodano vrednost. V sodelovanju z upravo načrtovanje infrastrukture zastavite v naslednjih korakih:

1. Temeljito raziščite procese, ki jih boste tehnološko podprli, zlasti v kontekstu ciljev podjetja
2. Prilagodite proračun, tako finančni kot časovni, kot agilen odziv na povratne informacije v toku izvedbe projektov
3. Donos investicije ne merite na projekt ampak na daljši rok kot sestavni del poslovanja
4. Bodite vztrajni in dosledni v celostnem pristopu
5. Mislite s svojo glavo, nihče ne pozna podjetja bolje kot vi

Pozoren bralec bo ugotovil, da nismo govorili o varnosti. Enterprise arhitektura vključuje varnost v vsakem koraku in je tako obširna in multidisciplinarna tema, da si zasluži poseben zapis v enem od prihodnjih blogov.

Za zaključek

Če kdaj, potem se je v času Covid epidemije izkazalo, kako pomembna je prilagodljivost IT infrastrukture. Kakšna zaležana spletna trgovina je kar naenkrat pomenila edino okno v svet. Nekateri so jo lahko razširili v panoramsko okno, drugi so zaradi tehničnih omejitev ostali bolj pri kletnem okencu, tretji - nepripravljeni na digitalizacijo - krize niso preživeli.

Kako ste se pa v vašem podjetju spopadli z epidemijo? Je bila IT infrastruktura del rešitve ali del problema? Vesel bom vaših misli na to temo.