Prodaja
Kako organizirati in izvesti odličen webinar?
V času epidemije koronavirusa so dogodke v živo v veliki meri nadomestili spletinarji (webinarji).
Več o tem z digitalnima specialistoma Mitjo Špendetom iz podjetja Creatim (član SBC) in Alenom Rebičem iz podjetja openIT.
PREDPRIPRAVA
1. Preverite, ali je splet primerna oblika
Preden se lotite organizacije spletinarja, je najprej treba preveriti, ali je izbrano temo izobraževanja možno izvesti tudi v spletni obliki. Programov delavnic in seminarjev, ki jih drugače izvajamo v živo, namreč ne moremo samo prekopirati in izvesti v popolnoma enaki obliki, saj so določene delavnice zelo praktično naravnane (z uporabo računalnikov in računalniških orodij). To pomeni, da bi bil takšen pristop precej otežen oziroma skoraj nemogoč, kljub tehnološki podpori, ki je že na voljo na platformah za izvedbo spletinarjev.
2. Oglaševanje dogodka
Če je spletinar odprte (tržne) narave, se oglaševanja lotite po različnih kanalih. Najbolj pridejo v poštev e-mail marketing ter oglaševanja po Facebooku in LinkedInu. Če je namenjen notranji javnosti, uporabite kanale, ki jih tudi sicer uporabljate za obveščanje. Nujno je tudi, da je pri ustvarjanju e-poštnih kampanj dovolj pozornosti namenjene segmentaciji prejemnikov. Tako bo nagovarjanje bolj učinkovito, poleg tega pa se s tem izognete pošiljanju vsebine prejemnikom, ki jih določena vsebina ne bi zanimala.
3. Prijava na dogodek
Udeleženci prijavo opravijo na vaši spletni strani, ob prijavi pa dobijo potrditveni mail, kjer so napisani tudi vsi potrebni podatki za plačilo kotizacije (če je plačljiv). Dodaten opomnik s točnimi informacijami glede spletinarja in povezavo, ki omogoča dostop do predavanja, dobijo en dan pred dogodkom.
IZVEDBA
4. Vsebino prilagodite dolžini spletinarja
Ker so programi spletinarjev večinoma vsebinsko enaki ali podobni programom dogodkov, ki jih (podjetja in ustanove) izvajajo v živo, je treba vsebino prilagoditi dolžini. Spletni seminarji, ki jih izvaja openIT, največkrat trajajo dve uri, zato morajo predavatelji pripraviti strukturirano predavanje, v katero vključijo najpomembnejše informacije o predavani temi, poudarja Alen Rebič. Optimalna dolžina je dve, največ tri ure, pravi Rebič. To je dolžina, ko udeleženci še lahko zbrano spremljajo vsebino. Če je vsebine za več kot tri ure, je treba spletni seminar smiselno razdeliti na dva ali več delov.
5. Izberite platformo, ki omogoča čim več interaktivnosti
Za izvedbo spletinarja Rebič priporoča platformo WebinarGeek, v kateri imajo udeleženci v tako imenovani klepetalnici možnost postavljati vprašanja že med predavanjem. Predavatelji jim navadno odgovarjajo kar sproti, saj to zelo pripomore k interakciji. Zadnji del spletinarja je vedno namenjen vprašanjem, na katera med predavanjem niso dobili odgovorov, in morebitnim dodatnim vprašanjem. Zelo priljubljeni in uporabni orodji sta tudi Zoom in Microsoft Teams.
Obe imata možnost vklopa kamere udeležencev. Videovklop udeležencev ni nujna sestavina spletinarja, lahko pa koristi predavateljem, saj tako lahko vidijo udeležence predavanja.
Značilnost vseh naštetih orodij je, da delujejo na približno enak način, torej z možnostjo prikaza prezentacije, videoprikaza predavatelja in delitve zaslona, pojasnjuje Alen Rebič.
6. Priprava je pomembna
Na predavanje se morajo predavatelji tako kot na vse druge sestanke in seminarje pripraviti vnaprej. To pomeni, da nekaj dni pred izvedbo spletinarja pošljejo končno različico prezentacije, ki jo bodo uporabili na predavanju. Ta mora vsebovati zapiske, ki bodo jasni tudi udeležencem, saj bodo ti prezentacijo po koncu prejeli po mailu.
Zelo pomembna zadeva pri izvedbi je tudi točnost – seminar naj se začne in konča ob navedeni uri.
7. Pred izvedbo testirajte
Pred predavanjem je treba s predavateljem preveriti tudi tehnično plat. Najbolje je, da z njim opravite testni zagon spletinarja, kar pomeni, da je predavatelj v prostoru, kjer bo tudi med predavanjem, saj boste tako lahko preverili internetno hitrost, svetlobo v prostoru in zvok.
Da se že vnaprej izognete določenim tehničnim težavam, je zaželeno, da je predavateljev računalnik povezan z internetnim kablom, saj se s tem izognemo morebitnemu izpadu signala, ki je pri brezžični povezavi zelo verjeten, to pa se nato prenese tudi na kakovost slike in zvoka.
8. Poskrbite, da bo zvok dovolj kakovosten
Prav tako je zaželeno, da predavatelj med predavanjem uporablja slušalke z mikrofonom (zadostujejo slušalke, ki jih ob nakupu dobimo poleg mobilnega telefona), saj se s tem izognemo slabši kakovosti zvoka, ki zna biti med predavanjem zelo moteč dejavnik.
9. V primeru tehničnih težav …
Če med predavanji pride do tehničnih težav, kot sta slab signal in slaba kakovost slike ali zvoka, ne smemo zagnati panike, temveč udeležence opozorimo, da smo s tehničnimi težavami seznanjeni in da jih bomo v najkrajšem možnem času odpravili. Če se napaka pojavi na sredini predavanja in ocenimo, da je ne bomo mogli odpraviti takoj, lahko ta čas izkoristimo za krajši odmor.
10. Poskrbite za navodila
Zelo pomembno je tudi, da udeležence že pred začetkom predavanja seznanimo z osnovnimi navodili uporabe platforme, prek katere bomo izvajali spletinar.
Za marsikoga bo to prva tovrstna izkušnja, zato je zelo pomembno, da udeleženci prejmejo natančna navodila, saj nekateri morda niso dovolj računalniško podkovani, da bi se lahko znašli sami.
Določena navodila udeležencem pošljite že v opomniku pred spletinarjem, druge pomembne informacije pa naj dobijo ob začetku predavanja, poleg kratke predstavitve predavatelja.
11. Predavatelj in moderator
Nujno je, da je med predavanjem poleg predavatelja navzoč moderator, ki skrbi za morebitne tehnične težave udeležencev, lahko pa tudi odgovarja na vprašanja, ki jih udeleženci pošiljajo v času spletinarja.
Če predavatelj prvič predava v tej obliki, se mora psihološko pripraviti na drugačno okolje.
Ker ne vidi odzivov udeležencev, namreč ne more preveriti, ali ga ti aktivno poslušajo. To so za predavatelja nove okoliščine, odločiti pa se mora tudi, ali bo vprašanja sprejemal med seminarjem ali na koncu.
PO DOGODKU
12. Pošljite predavanje
Vsem prijavljenim na spletinar, ne glede na udeležbo, po koncu predavanja na e-mail pošljite:
- posnetek predavanja,
- gradivo, uporabljeno na predavanju, in
- predavateljeve podatke za stik ob morebitnih dodatnih vprašanjih.
Tovrstna metoda se je v praksi izkazala za zelo uspešno, saj tako praktično ni razlike med udeležbo na spletinarju v živo in ogledom posnetka, udeležencem pa je omogočen tudi stik s predavateljem.
PET HITRIH NASVETOV ALENA REBIČA IN MITJE ŠPENDETA
- Izberite ustrezno platformo.
- Premislite o izbiri predavatelja.
Vsi namreč niso primerni, čeprav predavajo v živo. Predavatelj naj bo energičen, saj je to ključno za pozornost udeležencev.
- Priprava je izjemno pomembna.
Program prilagodite dolžini spletinarja. Pred začetkom testirajte tehnični del. Predavatelj naj bo na predavanje odlično pripravljen.
- Prezentacija naj bo smiselna in jasna, razumljiva tudi laikom.
- Ne pozabite na točnost.
Avtor članka: Jan Tomše
